Akademia projektowa (1) – koszty pośrednie

Rozliczanie projektów to złożona i skomplikowana kwestia.

Celem przybliżenia tematu szerszemu gronu odbiorców, zamierzam zamieścić kilka artykułów traktujących o wybranych aspektach tego zagadnienia. Zapraszam do lektury.

Na początek koszty pośrednie w projektach, a więc kategoria, która obok wydatków bezpośrednich występuje w każdym kosztorysie. Koszty te to zgodnie z podręcznikową definicją wydatek, którego nie można połączyć bezpośrednio z wytwarzanym produktem. Nie są one identyfikowane przez beneficjenta jako bezpośrednio przypisane do projektu.

Są to zwyczajowo koszty ogólnego funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty zarządzania i administracji, amortyzacji, wynajmu budynków, usług, mediów, ubezpieczenia, zakupu materiałów biurowych czy zatrudnienia personelu pomocniczego. Zwykle są stosowane w formie zryczałtowanej, a ich wysokość jest uzależniona od rodzaju konkursu lub jednostki pośredniczącej.

Opierają się na koncepcji result based, a więc weryfikacji, czy praca została wykonana, a następnie wypłaceniu określonej wcześniej sumy po wykonaniu jej zgodnie z planem. Zamiennie zwane są narzutami, bądź kosztami ogólnymi; skrótowo oznaczane w sprawozdawczości jako „O”.

Zwykle nie wymagają dokumentacji księgowej, jako że wykazywane są w formie stawki zryczałtowanej. W przypadku audytu lub kontroli beneficjent musi przedstawić jedynie ewidencję potwierdzającą, że koszty bezpośrednie, do których stawka zryczałtowana została zastosowana, są kwalifikowalne. Wysokość rzeczywiście poniesionych kosztów pośrednich nie jest w tej sytuacji istotna. Beneficjent musi jedynie wykazać, że zadania projektowe zostały przeprowadzone zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, a kwota płatności ryczałtowej nie przekracza kwoty określonej w kosztorysie/budżecie projektu.

W europejskim programie Horyzont 2020 ryczałt ten wynosi 25% i jest liczony od bezpośrednich kosztów rzeczywistych. Dodatkowo przy ich kalkulacji nie mogą być liczone koszty podwykonawstwa, wkładów niepieniężnych stron trzecich i zapewnienia wsparcia finansowego stronom trzecim.

Projekty norweskie to ryczałt rzędu 20%. Projekty strukturalne – takie jak programy regionalne (w tym RPO WM), POWER (Program Wiedza Edukacja Rozwój)  etc., mają narzuty uzależnione od wysokości budżetu wynoszące:

– 25 % kosztów bezpośrednich –w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich do 830 tys. PLN włącznie,

– 20 % kosztów bezpośrednich –w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 830 tys. PLN do 1 740 tys. PLN mln zł włącznie,

– 15 % kosztów bezpośrednich –w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 1 740 tys. PLN do 4 550 tys. PLN włącznie,

– 10 % kosztów bezpośrednich –w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich przekraczającej 4 550 tys. PLN.

Koszty pośrednie zwykle są w gestii zwierzchnika jednostki, który może na podstawie wewnętrznych ustaleń przydzielić do dyspozycji kierownika projektu określony procent narzutów (np. 25 lub 50%).

Niektóre konkursy NCN zwiększają wysokość kosztów pośrednich do 40% , a podmiot realizujący jest zobowiązany do uzgodnienia z kierownikiem jednostki co najmniej 25% całości kosztów pośrednich.

W projektach NCBR  narzuty liczymy (najczęściej w wysokości 15-25%) od kosztów wynagrodzeń i pozostałych kosztów operacyjnych.

I na koniec przypomnienie. Koszty pośrednie liczymy od kosztów bezpośrednich, a nie od całościowego budżetu. Sprawa wydaje się być oczywista, ale z doświadczenia wiem, że wiele osób patrzy na to zagadnienie inaczej. A więc posłużmy się przykładem.

Sporządzając przykładową kalkulację załóżmy, że w konkursie do którego aplikujemy maksymalny poziom dofinansowania to 1 milion brutto (narzuty stanowią 25% kwoty kosztów bezpośrednich).

Koszty bezpośrednie powinny stanowić 800 tys. PLN.

Koszty pośrednie: 0,25*800 tys. PLN , co daje nam 200 tys. PLN

Razem: 1 000 000 PLN

Prosta operacja matematyczna. Jednak częstokroć osoby ubiegające się o dofinansowanie liczą narzuty… odwrotnie.

Budżet: 1 000 000 PLN

Narzuty: 0,25*1 000 000 PLN = 250 tys. PLN

I według tych wyliczeń określają, że koszty bezpośrednie wynoszą 750 tys. PLN

Tak wyliczone koszty powodują odrzucenie wniosku z powodów formalnych (o ile nie zostanie to wcześniej wykryte przez generator wniosków, który powinien wychwycić błąd). W tym przykładzie koszty pośrednie wyniosłyby 33,3%, a więc zostałby przekroczony maksymalny limit narzutów.

c.d.n.