Akademia projektowa (2) – kwalifikowalność wydatków

Kolejna część Akademii Projektowej – tym razem zagadnienie kwalifikowalności wydatków (kosztów).

Na początek definicje.

Wydatek  kwalifikowany –  koszt  lub  wydatek  poniesiony  w związku  z  realizacją projektu, który kwalifikuje się do rozliczenia zgodnie z umową o finansowanie,

Wydatek niekwalifikowany – każdy poniesiony wydatek, który nie jest kosztem kwalifikowanym,

Okres kwalifikowalności wydatków określony jest w umowie o finansowanie projektu, przy czym zwykle nie może wykraczać poza daty graniczne konkursu.
Wydatki poniesione przed datą podpisania umowy o finansowanie mogą również stanowić wydatek kwalifikowany – przy spełnienia warunków kwalifikowalności określonych w wytycznych i umowie.

Ocena  kwalifikowalności  wydatku  polega  na  analizie  zgodności  jego  poniesienia  z  obowiązującymi    przepisami    prawa    unijnego   oraz    krajowego, umową o finansowanie, bądź innymi dokumentami, do których stosowania beneficjent zobowiązał się podpisując umowę.

Ocena jest dokonywana przede wszystkim w trakcie realizacji projektu (poprzez weryfikację raportów lub wniosków o płatność) oraz w trakcie jego kontroli.

Ocena kwalifikowalności planowanych wydatków dokonywana jest już na etapie oceny wniosku o finansowanie. Jednak przyjęcie danego projektu do realizacji poprzez podpisanie  z  beneficjentem  umowy  o  finansowanie  nie  oznacza,  że  wszystkie wydatki, które ten poniesie w trakcie realizacji zostaną uznane za kwalifikowane.

Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu w zakresie obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o finansowanie oraz tych wynikających z przepisów prawa.

Wydatkiem kwalifikowanym jest koszt który:

– został  faktycznie  poniesiony  w okresie  wskazanym  w  umowie;

– jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz krajowego;

– został uwzględniony w budżecie projektu;

– został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy;

– jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z jego realizacją;

– został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

– został należycie udokumentowany, zgodnie z wymogami w tym zakresie określonymi w wytycznych konkursowych.

Do finansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta.

Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym (tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku płatniczego), bądź – rzadziej – w znaczeniu księgowym (przez odnotowanie w księgach rachunkowych).